Deskripsi

Peran General Affair (GA) dalam suatu perusahaan pada umumnya masih kurang diperhatikan, bila dibandingkan dengan peran departemen produksi yang secara langsung menghasilkan profit bagi perusahaan. Padahal sebagai supporting unit, General Affair memiliki peran yang tidak kalah penting bila dibandingkan dengan departemen lain. Tanpa General Affair yang professional, organisasi tidak dapat menghasilkan performance yang optimal.

Supaya tugas operasional perusahaan berjalan lancar, general affair harus memahami semua tugas dan dapat melaksanakan secara efektif dan efisien. General Affair adalah supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan- pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor. Tugas seorang GA sungguh sangat kompleks karenanya biasa disebut “Job Matrix” yang mana biasanya dalam satu waktu seorang GA dituntut menyelesaikan beberapa permasalahan.

Karakteristik pekerjaan dari General Affair adalah banyaknya variasi tugas sehingga membutuhkan pengetahuan luas dan keterampilan teknis yang umum dan dituntut memiliki kompetensi yang baik, yang mampu menjalankan semua tugas dan tanggung jawab secara baik. Training General Affair ini akan membekali peserta agar kinerja dari departemen GA dapat diandalkan untuk menangani beragam tugas, berinteraksi dan berkoordinasi baik internal maupun eksternal, sehingga sangat mendukung tercapainya visi dan misi perusahaan secara efektif dan efisien.

 

Tujuan

Pelatihan ini akan membahas mengenai General Affair  yang diselenggarakan selama 2 hari. Adapun tujuan pelatihan ini adalah sebagai berikut:

    1. Untuk memberi pemahaman tentang tanggung jawab dan tugas departemen General Affair sehingga peserta dapat meningkatkan kinerjanya.
    2. Untuk memberikan pemahaman tentang masalah- masalah yang mungkin timbul dalam departemen General Affair dan bisa menyelesaikan masalah – masalah tersebut.
    3. Peserta akan mempunyai kesiapan mental dan motivasi bekerja yang tinggi dengan tugas yang berat sebagai supporting unit.
    4. Peserta akan memiliki skill dalam pengelolaan GA secara profesional.
    5. Peserta akan mempunyai skill untuk berhubungan dengan departemen lain dan juga pihak external.
    6. Peserta dapat merencanakan program GA yang berkesinambungan.

 

Materi

    1. Ruang Lingkup pekerjaan General Affair
    2. Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair
    3. Hal-hal yang menjadi tantangan di bagian General Affair
    4. Motivasi dan persiapan mental bagi personel di General Affair
    5. Bagaimana bagian GA dapat berkoordinasi dengan seluruh departemen dan mensosialisasikan kepada Internal & Eksternal
    6. Melaksanakan tugas rutin/insidentil serta perencanaan dan antisipasinya
    7. Masalah-masalah yang timbul di General Affair
    8. Mengurus berbagai perijinan, dan kehumasan, operasional, dll
    9. Penyediaan dan pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK & Stationery)
    10. Penanganan & Perawatan Bangunan & Gedung/General Cleaner
    11. Pengelolaan Kendaraan Perusahaan/driver/Pool dan perparkiran
    12. Pelaksanaan kebersihan, & penanganan Kebersihan (Cleaning Service) gedung/kantor sirkulasi udara bersih, pencahayaan, set up & setting ruang kerja
    13. Penanganan Listrik, Gas & Air, Waste Water / Limbah,
    14. Event khusus seperti Gathering, lebaran, liburan, ulang tahun, momentum suka cita dan dua cita dll.
    15. Pengelolaan Kurir, Surat Kedinasan, Surat Perbankan, dll.
    16. Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy / Office Girl
    17. Pelaksanaan & Penanganan Satuan Pengamanan (Security)
    18. Outsourcing Management / Labour Suply / Tenaga Kerja Kontrak (Bagaimana melakukan, memilih dan membuat kerjasama outsourcing)
    19. Pengelolaan Kantin, Laundry & Mess Perusahaan
    20. Penanganan tamu Penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, External Auditor, Demonstrasi / Unjuk Rasa)
    21. KPI untuk General Affair Operation
    22. Kepengurusan Tenaga Kerja Asing
    23. Perawatan dan pengadaan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
    24. Berhubungan dengan pihak eksternal perusahaan (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll)
    25. Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan maupun saluran komunikasi (telepon, fax, Surat, dll) dan Receptionist serta keluar masuk Tamu

 

Manfaat

    1. Dapat memahami tugas dan tanggung jawab personel General Affair dengan skala waktu pengerjaannya.
    2. Dapat mengetahui dan memahami Key Performance Indicator untuk personel General Affair.
    3. Dapat memahami konsep time management.
    4. Dapat memahami dan menerapkan proses koordinasi dengan baik.
    5. Dapat memahami dan menerapkan proses lobby dan negosiasi dengan baik.
    6. Dapat memahami penataan ruangan kantor yang efektif dan efisien.
    7. Dapat memahami penggunaan sistem penerangan pada ruangan dan lingkungan kantor.
    8. Dapat menggunakan sejumlah formulir Check Sheet untuk panduan standarisasi umum kualitas pelayanan untuk keperluan internal dan eksternal audit dalam ruang lingkup GA.
    9. Dapat menganalisis faktor-faktor yang menjadi permasalahan utama yang umum terjadi pada aktivitas GA dan mampu menyelesaikan permasalahan tersebut.

 

Metode

    1. Presentasi
    2. Diskusi Konsultatif
    3. Sharing Pengalaman
    4. Studi Kasus
    5. Praktek Penyusunan KPI GA

 

Peserta

    1. Mahasiswa tingkat akhir yang ingin berkarir sebagai HRGA maupun pengelolaan GA
    2. GA Officer, GA Staff, GA Group Leader, GA Supervisor, GA Coordinator, GA Section Head, GA Superintendent, dan GA Manager
    3. Personel General Affair (GA) Departemen
    4. Personel Human Resources & General Affair (HRGA) Departemen
    5. Manager Non GA yang berminat mempelajari General Affair
    6. Executive atau Praktisi Bisnis yang ingin tahu mengenai General Affair
    7. Professional atau Individu yang berkaitan dengan pengelolaan General Affair

Waktu

Tempat

    • Ibis Style Hotel Yogyakarta
    • Gino Feruci Hotel Bandung
    • Sofyan Betawi Menteng Hotel Jakarta
    • Ibis Style Kuta Circle Hotel Bali
    • In House Training*

 

Fasilitas dan Investasi

    • Fasilitas: Hard Copy Materi, USB Flashdisk, Training Kits, Coffee Break & Lunch, Sertifikat, Foto Group, Souvenir
    • Investasi sebesar Rp. 6.000.000,- (Enam Juta Rupiah) per peserta non residential
    • Harga tidak termasuk pajak

 

E-Learning

    • Menggunakan Aplikasi Zoom
    • Fasilitas: Hard Copy Materi, USB Flashdisk, Training Kits, Sertifikat, Souvenir
    • Investasi sebesar Rp. 4.000.000 (Empat Juta Rupiah) per peserta

 

Instruktur

Sudibyo Aji Narendra Buwana, SE.,M.Si.,CPHRM dan Team

 

*Informasi lebih lanjut hubungi Customer Service

klik untuk chat dengan Whatsapp

atau silahkan isi form di bawah ini

    General Affair
    Tagged on:                                                         
    display: none;